கிரைய பத்திரம் எழுதும் போது வருவாய் மாவட்டம், பதிவு மாவட்டம், தனித் தனியாக எழுத வேண்டும். இரண்டும் ஒரே மாவட்ட பெயராக இருந்தாலும் , வருவாய் மாவட்டம், பதிவு மாவட்டம், தனித் தனியாக எழுத வேண்டும்.
கிராம எண்ணும் இருக்கும், சர்வே எண்ணும் இருக்கும், இரண்டைப் பற்றிய தெளிவான புரிதல் இருக்க வேண்டும்.
பட்டா எண், பட்டா படி உட்பிரிவு ஆகி இருந்தால் புதிய சர்வே எண் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.
சொத்து கூட்டுப் பட்டாவில் இருந்தால், சர்வே எண்ணின் ஒட்டு மொத்த பரப்பளவை குறிப்பிட்டு அதில், வடக்கு ஓரம் இருந்து தொடங்கினால், வட பாகம் என்றும், தெற்கு, கிழக்கு, மேற்கில் இருந்து தொடங்கினால் தென்பாகம், கீழ்ப்பாகம், மேல்பாகம், என்று குறிப்பிட வேண்டும்.
அப்படி வடபாகம், தென்பாகம், கீழ்ப்பாகம், மேல்பாகம் என்று பிரித்தும் அதில் உள்ளே இடம் வாங்க போகிறீர்கள் என்றால் (எ.கா) வடபாகத்தில் கீழ மேலாக , தென்வடலாக, இத்தனை அடிநீளம், அகலம் என்று தெளிவாக குறிப்பிட வேண்டும்.
பெரும்பாலும் கூட்டு பட்டாவில் இருந்தால் கட்டாயம் சொத்தின் நீள அளவுகளை அடியாலும், மீட்டரிலும், தெளிவாக குறிப்பிடுவது நல்லது. பழைய பத்திரங்களில் நீள அகலம் குறிப்பிட்டு இருந்தால் ஜதியடி ,முழம், கெஜம் என்று சொல்லி இருப்பார்கள். அதனை தற்போதைய நீள அகலத்திற்கு அடி கணக்கிட்டு சரியாக மாற்ற வேண்டும். அதே போல் பரப்பளவும் குழி, மா, டிசிமல், வேலியில் குறிப்பிட்டு இருந்தால் தற்போதைய சதுரஅடி, சதுர மீட்டருக்கு மாற்ற வேண்டும்.
நான்கு எல்லைகள் விவரம் குறிப்பிடும் போது முன் பத்திரத்தில் முனுசாமி மனைக்கு தெற்கில் என்று இருக்கும். அப்படி என்றால் முனுசாமி மனையில் இருந்து நின்று பார்த்தால் நாம் வாங்க போகும் மனை தெற்கில் இருக்கிறது என்று பொருள்., இதே போல் வடக்கில், மேற்கில், கிழக்கில் என்று குறிப்பிட்டு இருப்பார்கள்.
இதனையே தற்கால வழக்கில் எளிமையாக புரியும்படி மாற்ற, கிரயம் வாங்கும் மனைக்கு வடக்கில் முனுசாமி மனை என்று குறிப்பிட வேண்டும். முறையே தெற்கில் , கிழக்கில், மேற்கில் என்று குறிப்பிட வேண்டும். இதில் நிறைய பேர் கவன குறைவாக எழுதி விடுவார்கள். இதனால் சிக்கல்கள் வருகின்றன. பிழைதிருத்தல் பத்திரம் போட வேண்டியதாகி விடுகிறது.
கட்டிடம் இருந்தால், கட்டிடம் காட்ட வேண்டும். கிணறு இருந்தால், பொது வழி இருந்தால், பொதுச் சுவர் இருந்தால், பொது தண்ணீர் உரிமை எல்லாம் தெளிவாக குறிப்பிட வேண்டும். மின் இணைப்பை EB சர்வீஸ் என குறிப்பிட வேண்டும். இவற்றை எல்லாம் கூர்மையாக கவனிக்காது பிழையாக பத்திரம் எழுதியவர்கள் அடிக்கடி பிழை திருத்தல் பத்திரம் போட்டு சார்பதிவகத்திற்கு அலைந்து கொண்டு இருக்கிறார்கள்.
-சா. மு. பரஞ்சோதிபாண்டியன்
