நிதி ஆண்டு இறுதியில் நிறுவனங்கள் கணக்குகளை முடித்து இலாப நட்ட கணக்கு, இருப்பு நிலைக் குறிப்பு ஆகியவற்றை தயார் செய்வார்கள். அதனைத் தொடர்ந்து அந்த ஆண்டு இறுதி இருப்பை அடுத்த நிதியாண்டிற்கான தொடக்க இருப்பாக கொண்டு செல்வார்கள்.
அவ்வாறு கொண்டு செல்லும் போது அதிக எண்ணிக்கையிலான கணக் கிருப்புகளைக் கொண்டு செல்லும் போது அந்த தொகைகள் அனைத்தும் சரியான தொகைகள்தானா என ஒப்பிட்டு சரிபார்க்க எக்செல்லின் Consolidate எனும் வசதியை பயன்படுத்தலாம்.
ஒரு நிறுவனத்தின் ஆண்டு இறுதி இருப்புத் தொகையின் பட்டியல் எக்செல் தாள்1 இல் A2 முதல் B10 வரையிலும்,
எக்செல் தாள்2 இல்A2 முதல் B10 வரையிலும் இருப் பதாகக் கொள்ளுங் கள். ஒப்பீடு செய்து சரி பார்க்க அதே எக்கசெல் கோப்பின் புதிய எக்செல்தாள் 3 இல் A2 வில் கர்சரை வைத்து திரையின் மேலே Data எனும் திரையை தோன்றச் செய்யுங்கள். பின்னர் அதில் உள்ள Data Tools எனும் குழுவில் உள்ள Consolidate எனும் வாய்ப்பின் மீது சொடுக்குங்கள்.
உடன் விரியும் Consolidate எனும் டயலாக் பாக்சில் function என்பதன் கீழுள்ள கீழிறங்கும் பட்டியில் இருந்து Sum எனும் வாய்ப்பினை தேர்ந்தெடுத்துக் கொள் ளுங்கள். தொடர்ந்து Reference எனும் பெட்டியில் ஆண்டு இறுதி இருப்புத் தொகை பட்டியில் உள்ள எக்செல் தாள்1இல் A2 முதல் B10 வரையிலும் தேர்வு செய்து, அருகில் உள்ள Add எனும் பொத்தானை சொடுக்குங்கள்.
பின்னர் மீண்டும் அதே Reference எனும் பெட்டியில் நடப்பு ஆண்டின் தொடக்க இருப்புத் தொகை பட்டியில் உள்ள எக்செல்தாள் 2இல் A2 முதல் B10வரையிலும் தேர்வு செய்து, அருகில் உள்ள Add மீது சொடுக்குங்கள்.
அதன் பின்னர் இதே டயலாக் பாக்சின் கீழ்ப்பகுதியில் வலது புறம் உள்ள use labels in என்பதன் கீழுள்ள Top row , Left column, Create links to source data ஆகிய தேர்வுசெய் பெட்டியின் வாய்ப்புகளை தேர்வு செய்து ஓகே கொடு ங்கள். உடன் நாம் தேர்வு செய்த எக் செல்லின் மூன்றாம் தாளில் முதல் இரண்டு தாள்களிலும் உள்ள இரண்டு பட்டிய ல்களும் ஒன்றாக சேர் ந்து, ஒரே பட்டியலாக வந்து சேரும். தொடர்ந்து difference எனும் மூன்றாம் நெடுவரிசைக்கு பெயரிட்டு இவ்விரண்டுக்கும் உள்ள வேறுபாட்டை கண்டு பிடிக்கலாம்.
எக்செல்லின் இந்த Consolidate எனும் வசதியைக் கொண்டு மற்ற நிறுவனங்களுக்கு நம் நிறுவனம் கொடுக்க வேண்டிய அல்லது மற்ற நிறுவனங்களில் இருந்து நாம் பெற வேண்டிய தொகையை ஒப்பிட்டு சரி பார்ப்பதற்கு, வங்கி இருப்பை நம் புத்தக இருப்புடன் ஒப்பிட்டு சரி பார்ப்பதற்கு பேருதவியாய் விளங்குகின்றது.
-முனைவர் ச. குப்பன்
